Agente administrative de territoire (Bureau de la Capitale-Nationale) (2002AT-R20)

Femmessor, une organisation dédiée au développement de l'entrepreneuriat féminin, est actuellement à la recherche d’une personne qui agira comme agente administrative de territoire. Elle sera responsable de soutenir les activités d’un territoire déterminé tout en effectuant l’accueil pour le siège social de l’organisation.

Vue la situation actuelle avec la COVID-19 et pour préserver la santé des membres de l’équipe et des clientes, ce poste est présentement 100% en télétravail.

Favorisant la conciliation travail-famille-vie personnelle, Femmessor vous offre en tout temps la possibilité de combiner travail au bureau et à la maison.

Joignez-vous à notre équipe! 

 

Faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de motivation via le formulaire ci-dessous. Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

 

Le genre féminin a été adopté afin d’alléger le texte et sans aucune intention discriminatoire.

Description du poste

Avec le soutien de la Leader de territoire, vous avez principalement le mandat d’offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe de votre territoire. Plus précisément, vous veillez au traitement administratif des dossiers, rédigez des documents en support aux directrices régionales et soutenez la tenue de certaines activités régionales. Vous répondez également aux demandes de renseignements de la clientèle sur les produits et services offerts par l'organisation, partagez des informations aux clientes et maintenez les dossiers clientes à jour. Vous serez également amené à effectuer un support au niveau administratif pour différents membres de l’organisation et en parallèle à votre rôle, vous effectuerez l’accueil pour le siège social de l’organisation, situé dans la Capitale-Nationale.

Joindre l’équipe Femmessor, c’est l’occasion :

  • D’occuper un rôle avec une grande autonomie, tout en collaborant avec une équipe unique et engagée, présente dans les 17 régions du Québec;
  • D’avoir l’opportunité de contribuer à la raison d’être de Femmessor : donner aux femmes entrepreneures les moyens de participer activement à la création d’un monde meilleur. 

 De plus, Femmessor offre :

  • Des avantages sociaux concurrentiels (assurances collectives, programme d’aide aux employées, RVER avec contribution);

  • L’opportunité d’évoluer dans une structure opale, avec une organisation qui croit et supporte l’intelligence collective;

  • Un environnement de travail aux pratiques numériques avancées;

  • Des possibilités de développement et de perfectionnement professionnels.

 

Profil recherché

Compétences professionnelles

  • Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer et à utiliser un vocabulaire précis;

  • Avoir une maîtrise avancée de la suite bureautique de la suite Google (Google docs, Sheets, Slides); 

  • Détenir une excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ainsi qu’une excellente capacité rédactionnelle en français;

  • Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise; 

  • Être une personne organisée, avec un bon sens des priorités permettant de respecter les échéanciers;

  • Savoir faire preuve de diplomatie, bienveillance et ouverture;

  • Posséder rigueur, précision et souci du détail;

  • Avoir le sens de l’initiative et des responsabilités;

  • Être polyvalente et avoir la capacité à travailler sous pression.

Qualifications requises

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou en administration;

  • 1 à 2 années d’expérience dans un poste administratif/secrétariat.;

  • Être disponible principalement à raison de quatre jours et demi par semaine, sur une base de 31,5 heures par semaine.

Responsabilités

Soutien administratif:

  • Apporter un soutien administratif aux membres de l’équipe du territoire dans l’organisation du travail;

  • À la demande des directrices régionales, assurer le suivi des dossiers des clientes, et ce, dans le respect des échéanciers prévus;

  • Ouvrir les dossiers des clientes dans les outils informatiques appropriés, effectuer le classement, l’archivage et tenir à jour les bases de données informatiques;

  • Rédiger des lettres, des rapports ou tout autre type de document, en assurer la révision linguistique et la mise en page;

  • Participer aux différentes rencontres formelles (réunions, comités, formations, etc.);

  • Au besoin, participer et soutenir les coordonnatrices de projets régionaux et les directrices régionales du territoire lors de certains événements corporatifs et promotionnels;

  • Au besoin, soutenir, coordonner et organiser les rencontres de territoires et les réunions (CIR) des directrices régionales du territoire (invitations, réservations des salles, traiteur, équipements et documentations nécessaires, ordre du jour, comptes rendus, procès-verbaux et suivis);

  • Au besoin, effectuer le traitement des formulaires Visa et s’assurer que les factures sont dans les bons dossiers.

Communication et support au service à la clientèle:

  • Soutenir l’agente à l’expérience cliente (lors de besoin de remplacement) et ainsi répondre à la clientèle (par téléphone, courriel ou en personne) en offrant un service inégalé:

    • Assurer la prise en charge des appels pendant les heures d'ouverture de la ligne téléphonique du service à la clientèle;

    • Créer un lien de confiance avec les clientes en les accueillant de manière cordiale, amicale et professionnelle;

    • Écouter attentivement les demandes des clientes afin de cerner leurs besoins et attentes;

    • Répondre aux demandes d'information élémentaires concernant l'organisation et l’Expérience (services offerts) Femmessor;

    • Résoudre  les interrogations soulevées par les clientes en s’informant (au besoin) auprès du personnel et/ou en transférant les demandes au personnel concerné;

    • Veiller à ce que les demandes des clientes soient satisfaites;

    • Documenter adéquatement les appels reçus dans Pipedrive;

  • Répondre aux demandes d'information élémentaires concernant l'organisme et les services offerts, transférer les demandes ou prendre les messages.

Accueil

  • Assurer l’accueil des clientes, membres du Conseil d’administration et autres visiteurs se présentant au siège social;

  • Au besoin, préparer les salles accueillant le conseil d’administration (coordination des repas, salles, s’assurer que tous les éléments soient en place);

  • Effectuer la distribution du courrier interne.

Autres tâches connexes

  • Coordonner toutes autres initiatives et effectuer toutes autres tâches connexes à sa fonction principale en collaboration avec les différentes équipes en place.

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Formats acceptés : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX et TXT

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